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【岗位练兵】夜学分享：浅谈工作流程的设定
     日期：2023-03-28     点击量： 6782  

公交广告公司书记、经理 张 健：


2023年是荆门公交集团的改革年、项目建设年。最近，很多同事和我探讨重新梳理和设定内部工作流程的思路，通过交流我受益良多，这也是集团干部、职工紧跟党委步伐，主动思考改革发展的可喜表现。

2023年3月23日晚，夜学分享《浅谈工作流程的设定》



        什么是流程呢？ 

        流程就是做事的优先顺序，这件事第一步做什么，第二步做什么，第三步做什么，第四步做什么，做到什么程度，达到什么标准，这就是我们所讲的做事的流程。什么叫制度？制度讲的是这件事你做好了，公司怎么奖励你，做的不好如何去惩罚。制度跟流程，一个是做事的，一个是管人的。管人的是制度，比如驾驶员手机不入盒罚款50元；做事的是流程，比如《印刷品制作流程》。

        健全的流程具有哪些特征呢? 

        我认为要具备以下十个方面的特征：
        1.利益相关性
        好流程着眼于将目标与执行者的切身利益最大限度地结合在一起，利用人的理性和趋利避害的本性去制约人的弱点，以流程规范管理体系为基本，谋求流程化与人性、流程化与活力的平衡。
        2.权威性
        好流程就是高压线，它的威慑力使生产经营活动有条不紊地进行，使复杂的管理工作有法可依，有章可循，使企业万千之众步调一致。
        3.公平性
        好流程不因性别、年龄、学历、人情、背景和种族的不同而不同，只因效率高低决定贡献大小，以防止有人不劳而获。
        4.具体性
        好流程对员工在什么岗位上要做什么都规定得很清楚，能够清楚地指导员工趋利避害，保证企业正常有序发展。
        5.可操作性
        好流程定位准确，与企业自身的情况和员工现有的接受能力及素质水平相匹配。
        6.简明性
        好流程表述简明扼要，使执行者一看便知道怎么执行，员工一看便明白如何遵守。
        7.严密性
        好流程应当在出台前充分考虑在实施过程中可能遇到的各种情况与因素，尽量做到措辞严密，无懈可击。
        8.预防性
        建立流程的目的不仅仅是“纠错”，更是为了“预防”，预防其他企业曾经的教训，预防可能发生的错误和可能造成的损失。
        9.超前性
        好流程不应拘于现状，而应适度超前，向行业先进企业、标杆企业看齐，既满足企业未来发展战略的需求，又充分兼顾企业的现实状况。
        10.导向性
        好流程是企业经营管理理念的体现，经营管理理念必须渗透到流程中。


        如何设计工作流程 
        具体到一个岗位的流程，怎么去把它设计好，五个步骤：

        第一步是成立流程设计小组。就写每个岗位流程的时候，都要包含以下几类人，第一本岗位最优；第二本岗位的上游跟下游的接口人，因为好的流程一定是，承上启下的；第三本岗位的主管，因为本岗位的主管最清楚，这个岗位经常出现的问题在哪里；第四个人就是流程的写手，这个人要求他的逻辑能力很强，思维能力很强。

        第二步问题书面化。是要把过往出现的各种问题进行书面汇总归纳，都在流程当中给规避掉。所以，好的流程是预防问题，而不是事后解决问题。

        第三步岗位观察和研讨。这个岗位流程你平时是怎么做的，我来观察一下，找优秀的人在一起我们来讨论细节，你说两条细节，他说三条细节，把它总结到一起。所以细节就是大家一起说，然后归类。

        第四步就是提炼操作流程。就是通盘考虑流程的的横纵向链接，各类细节，可能出现的问题，将复杂的问题简单化。

        第五步岗位验证。把拟定的流程，放在实际岗位中干一周，倾听使用者的意见。


        

        近期案例分享 

        广告公司在集团遴选了三名同事，主要从事广告业务拓展，公司也准备成立业务部，进一步增强公司业务能力。如何让新同事快速投入工作，同时和增加客户对公交广告的认可度，我们启动了广告业务方案标准化流程。按岗位流程的步骤：
        第一步成立流程设计小组。包括业务分管责任人、本岗位最优（销冠）、办公室、沟通交流。同时关注行业标杆，跨行业借鉴。
       第二步问题书面化。
        1.新同事不会做业务方案;
        2.客户看不懂我们做的方案;
        3.不能直观反映广告曝光率和相应效果。
        第三步岗位观察和研究。通过第三步我们认为要固化广告业务宣传方案的模板;第二对所有公交线路进行画像，让客户明了他投放的媒体，会途经哪些商圈，政府机关，社区、大型小区等，每个月客流量是多少，这也是广告公司信息化建设的初步尝试。
        第四步提炼操作流程。通过以上三个流程后，我们决定运用FABE法则提炼流程。我们的业务方案需要包括以下几个方面：F是特点，我们的车身广告有什么特点，跟别人有什么不同；A是什么呢，优势。阐明公交广告服务的优势，品牌的优势，价格的优势，以及价值的优势；B表示改变，选择公交广告能给客户带来哪些积极的改变；最后一个单词evidence—证据，我们给那些国内外、本市大品牌客户提供广告服务，并长期保持良好的合作关系。
        第五步岗位验证。我们在和客户的沟通交流中获得反馈信息，不断调整。



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